I odmítnout se musí umět. V náboru správný feedback často chybí

I odmítnout se musí umět. V náboru správný feedback často chybí

29. 9. 2020

„Zpětná vazba je tak trochu achillovou patou náborového procesu. Mnohdy totiž zcela chybí. Hledání práce je pro spoustu lidí zásadní a leckdy i nelehkou životní situací. Uchazeč během relativně krátkého období absolvuje značné množství pohovorů, reaguje na inzeráty, plní zadané úkoly. Snaží se být osobní, konkrétní, jedinečný. Na odpověď však často čeká marně.“

Vzájemně se respektovat

Problém nezřídka vzniká už u samotného inzerátu. I ten je sdělením, které firma komunikuje směrem ven. ”Ne z každého popisu pozice je zřejmé, které požadavky a vlastnosti jsou klíčové, a které potom ty plusové a navíc. Horší případy jsou ale ty, kdy těch požadavků jsou desítky, a pak žadatel musí být buď superman, nebo velmi troufalý až drzý,” popisuje své dojmy IT manažer Petr.

Každá mince má ale dvě strany. Ani personalistům tuto fázi kandidáti neulehčují. Je stěžejní napsat správně inzerát, ale taky je důležité si ho pečlivě přečíst a objektivně zvážit, zda opravdu splňujeme všechny požadavky. Ušetříme tím čas na obou stranách. Pokud odpověď na danou pozici opravdu zvážíme a napíšeme motivační dopis na míru, univerzální nebo žádná odpověď jako odmítnutí na zaslaný životopis nepotěší. Vzhledem k množství uchazečů ale není divu, že v takto raném stadiu náborového procesu není v silách HR odpovědi personalizovat. Vzájemný respekt je nezbytný.

Komunikace jako vizitka firmy

Druhá fáze výběrového řízení je osobnější. Náročnější. A zároveň nadějnější, protože vysněná pozice je již na dosah. O to větším zklamáním bývá, když pohovor neproběhne, tak jak má, nebo v den slíbené odpovědi uchazeč každou chvíli kontroluje telefon, email a verdikt nikde. Dodržení slíbeného termínu by přitom mělo být samozřejmostí. “Na případné sdělené datum se rozhodně neupínám, jen ve výjimečných případech to společnosti skutečně dodrží. Hloupé mi taky připadá, když se společnost ozve pouze e-mailem a nicneříkající hláškou. Předpokládal bych, že k pohovoru se dostane pouze menšina žadatelů, a proto bych preferoval komunikaci telefonickou,” svěřuje se Petr.

O podobnou zkušenost se s námi podělila také editorka Klára. “Nejhorší zkušenosti mám s těmi, kteří utnuli komunikaci, i přesto, že jsme byli domluveni, že se ještě ozvou. Myslím, že informovat kandidáta o nepřijetí je to nejmenší. Zvlášť když víte, že se rozhodují mezi vámi a někým druhým a ani tehdy se vám neozvou.” Zatímco na začátku výběrového řízení neutrální nebo žádné odpovědi vzhledem k počtu uchazečů ještě víceméně dávají smysl, v závěru, kdy jsou ve hře poslední dva nebo tři kandidáti, je takové jednání nepřípustné.

K celkovému zlepšení situace by přitom stačilo pár věcí. Dotahovat věci do konce, dodržovat sliby a termíny a samozřejmě vhodnou formou informovat kandidáta o nepřijetí.

Odmítnutí, které motivuje

Odmítnutí je určitě v rámci zpětné vazby nejpalčivější problém. Buď bude zamítnutý uchazeč klesat na mysli a začne o sobě dříve nebo později pochybovat, nebo bude pokračovat v hledání zaměstnání motivovaný a hlavně poučený. Pokud je feedback konstruktivní a konkrétní, může být užitečný pro rozvoj jeho příjemce a umožní mu se vyvarovat stejných chyb. Nejhorší variantou je doufání a čekání v momentě, kdy se vám po pohovoru nikdo neozve. I to se stává a podle zkušeností našich kandidátů dokonce poměrně často.

Správně odmítnout je umění, na tom se shodneme. Dobrý zaměstnavatel by ho ale měl ovládat. Žadatelé ocení, když se někdo zajímá o jejich názor nebo jim věnuje čas a pozornost, i když nejsou na danou pozici přijati. Důležitý je obsah i forma. Než odbýt zamítnutí emailem, lepší je vždy zavolat. I proto, že předchozí domluva zpravidla probíhá převážně po telefonu. Není tedy nutné z nastavené formy komunikace vybočovat. V případě telefonického rozhovoru je také větší šance dozvědět se důvody rozhodnutí.

„Vybrali jsme kandidáta, který se na pozici hodí více.“ Takhle vypadá běžné “odůvodnění” nepřijetí. “V těchto mailech mi chybí důvod. Proč je lepší? Proč se na ni nehodím já? Myslím, že obsáhlejší feedback by mohl být kandidátům ku prospěchu, zatímco firmy se mu raději vyhýbají neutrálními nebo neupřímnými zprávami,” vysvětluje Klára. V ideálním případě by mohl mít nepřijatý uchazeč na vybranou. V rámci odmítnutí by dostal nabídku na zpětnou vazbu, kterou by si buď mohl, nebo nemusel vyslechnout. Věříme, že většina lidí by této příležitosti využila.

Zpětná vazba po pohovoru by měla mít následující strukturu: Poděkování – v čem byl dobrý – doporučení pro zlepšení – rada pro příště.

Feedback jako norma, nikoli výjimka

Průběh náboru nemusí a neměl by být pro ty, co jím projdou, zdrojem frustrace. I odmítnutí může působit pozitivně a pomoci. A co teprve poctivá průběžná komunikace a zpětná vazba. Pokud je věcná a vhodně formulovaná, může být pro kandidáty extrémně přínosná. To je ale bohužel nyní spíše výjimkou. Zatímco směrem k uchazečům produkují firmy, weby či magazíny nepřeberné množství rad a nápadů, jak se chovat během všech fází náborového procesu, reflexe fungování druhé strany zatím spíše chybí. Skutečnost, že na straně těch, co nabírají, je v mnoha případech velký prostor pro zlepšení, je opomíjeným tématem. Pojďme z toho téma udělat.

Vylepšení feedbacku je pro firmu relativně malý krok navíc, výsledkem však může být zlepšení na straně člověka, který hledá práci, ale i zachování dobré pověsti společnosti. Odmítnout kandidáta není příjemné, ale můžete mu zároveň dát informace, které potřebuje, aby byl lepší ve svojí práci. Poskytnutí konkrétní zpětné vazby v dlouhodobém horizontu poskytne lepší candidate experience, což zase zlepší značku zaměstnavatele.

A jakou máte zkušenost Vy? Určitě uvítáme postřehy jak na straně kandidáta, tak na straně firem a HR.

Pojďme se pokusit to společně změnit.